Kesilecek olan faturalar sistem tarafından otomatik earşiv olarak algılanıp efatura gönderimi tek tuş ile yapılabilmektedir. Gönderilen earşiv faturalar email olarak sistem tarafından otomatik gönderilmektedir
E-Arşiv, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt üzerinde düzenlenme, muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi, bir nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan tanıyan bir uygulamadır.
e-Arşiv, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt üzerinde düzenlenme, muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi, bir nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan tanıyan bir uygulamadır.
e-Arşiv ’e geçecek firmaların öncelikle e-Fatura ’ya geçmeleri zorunludur. Fakat bir firma e-Arşiv ’e tabi olmayıp sadece e-Fatura ’ya tabi olabilir. Yani e-Arşiv için e-Fatura kullanımı şarttır, fakat e-Fatura için böyle bir şart aranmamaktadır.
Belirlenen şartların altında kalan ve isteğe bağlı olarak e-Arşiv kullanmak isteyen firmalar e-Fatura kullanmaları durumunda e-Arşiv ’den yararlanabilmektedirler.
e-Arşiv uygulaması, fatura kullanan tüm firmalar için fatura oluşturma, fatura kesme, kargolama ve arşivlemede çok büyük tasarruf sağlamaktadır. Bu uygulama sayesinde kağıt fatura maliyeti ortadan kaldırılarak faturanın 2.nüshası elektronik olarak saklanır ve bundan dolayı arşivleme maliyeti ortadan kaldırılır.
E-Arşiv uygulamasında fatura, mükellefin kendisi veya mükellef adına özel bir entegratör tarafından elektronik ortamda oluşturulur. Bu faturalar, alıcısına bir kağıda basılı olarak veya direkt elektronik ortamda iletilebilir. Bu faturaların mükelleflere iletimi GİB üzerinden yapılmaz ancak GİB’e, düzenlenmiş olan E-Arşiv Faturaların icmalini içeren aylık raporlar gönderilir.